ARCHIVO DE FAXES ELECTRÓNICOS

En el campo formato se selecciona “TIFF”. En opciones es importante, para que se guarden todas la páginas, seleccionar “Todas las páginas”. En el campo “Buscar en” seleccionar la carpeta donde se guardará. En el campo “Nombre de archivo” se da el nombre: si el fax contiene sólo el texto a traducir se le da un nombre con este formato: Texto a traducir BOS-0201-03; si además del texto a traducir contiene el pedido, se le da un nombre con el siguiente formato: Pedido de traducción BOS-0203-01. Pulsar sobre “Exportar”. Comprobar en el Explorador de Windows que todas las páginas se han guardado correctamente.

Si el texto a traducir se recibe en papel físico debemos escanear el documento en formato pdf para poder trabajar con él más cómodamente y poder enviarlo al traductor/es.

Todos los e-mails que se vayan enviando durante el proceso de coordinación de un proyecto de traducción DEBEN GUARDARSE una vez enviados. Esto nos ahorrará sustos y podremos controlar más eficazmente qué pasos se van siguiendo en la coordinación de las traducciones así como la corroboración de que no nos olvidamos nada.

4.5.4. La Aceptación del Pedido de Traducción

El e-mail “Aceptación de pedido de Traducción” se enviará en el momento que se haya completado el proceso de búsqueda de traductores profesionales y revisores y sepamos con certeza cuándo recibiremos la Traducción final. En este momento ya se puede enviar la “Aceptación del Pedido de Traducción” al cliente indicándole la hora de la entrega de su Traducción. Se intentará enviar lo antes posible, preferiblemente como más tardar a los 30 minutos.

El modelo de “Aceptación del Pedido de Traducción” a enviar es diferente según si antes se envió al cliente una oferta o no.

4.5.5. Indicaciones posteriores del cliente sobre la traducción

Si el cliente modifica algún aspecto de la traducción (texto, plazo de entrega, anulación, stand by, etc.) se le pide que lo envíe por escrito (normalmente por email) a Coordinación de traducciones e Interpretaciones, para que haya constancia escrita. Coordinación de traducciones e Interpretaciones deberá contestar a dicho email dando el OK o haciendo los comentarios oportunos. Se debe procurar dar una respuesta rápida al cliente.

Dichos emails también se guardan, con el nombre ”Pedido modificado de tradución”, “Pedido anulado de traducción”, “Pedido Stand by”, etc., según el caso.

Toda la comunicación entre el Coordinador de traducciones e Interpretaciones y el cliente antes de la entrega de la traducción se guarda en la carpeta “1. Recepción”.

Después de guardar cada documento, es aconsejable verificar que esté guardado en la carpeta correspondiente. La forma más rápida de hacerlo es ir de nuevo a Archivo, Guardar como y comprobar en la carpeta correspondiente si está el archivo.

4.5.6. Planificación del proyecto de traducción

El primer paso a seguir es la planificación del proyecto de traducción.

Pasar nuestro programa de traducción asistida (TAO) para ver el porcentaje de repeticiones. Si dicho porcentaje es superior al 30% se pide un descuento por repetición al traductor.

Algunas veces, el cliente nos informa que hemos hecho anteriormente una traducción similar a la que se encarga ahora. En ese caso, debemos comprobar los dos documentos y así reducir costes y tiempo.

El proyecto de traducción se compone de los siguientes tiempos:

- Tiempo para la coordinación de la traducción: en un máximo de 3 horas tiene que estar coordinado, es decir, que tiene que estar enviado todo al equipo de traducción (Traductor y Revisor). Existen situaciones y traduccioens que requieren de más tiempo para una organización de todos los aspectos de la traducción.

- Tiempo para la traducción: se concede al Traductor como mínimo 1 día por cada 3.000 palabras (ó 1 hora por cada 300 palabras, aunque se intenta dar como mínimo un plazo de 24 horas). Para traducciones del alemán al español el nº de palabras se incrementa en un 35%, ya que los textos alemanes tienen menos palabras que sus traducciones al español. Si el plazo lo permite, se deja más tiempo (para traducciones urgentes los ratios son diferentes).

- Tiempo para la revisión de la traducción. Si el Traductor tiene la calificación A o B, se concede al Revisor en la medida de lo posible como mínimo 1 día por cada 6.000 palabras (ó 1 hora por cada 600 palabras, aunque se intenta dar como mínimo un plazo de 24 horas). Si el Traductor tiene la calificación C o nunca ha trabajado con nosotros, se le deja como mínimo 1 día por cada 4.000 palabras (ó 1 hora por cada 400 palabras, aunque se intenta dar como mínimo un plazo de 24 horas). Si el plazo lo permite, se le deja más tiempo para la traducción.

-Tiempo para la entrega al cliente: como mínimo 2 horas. El Coordinador de traducciones e Interpretaciones ha de recibir la versión final de la traducción como mínimo 2 horas antes de la hora de entrega pactada con el cliente, con el objeto de entregar la traducción al cliente como mínimo con una antelación de una media hora respecto al plazo de entrega.

- Una vez planificado el proyecto de traducción, se apunta en el Planning los días y horas de entrega.

- En tercer lugar, se apunta en el Registro de Proyectos de Traducción e Interpretación la tarifa a pagar a cada traductor del equipo de traducción. Para ello ver la Base de Datos de Traductores, Intérprtes, Traductores Jurados y otros Profesionales el documento Condiciones Económicas para Traductores y Revisores y el documento Lista de Tarifas para Traductors.

- En cuarto lugar, se toma la Base de Datos de Tradutores, Traductores Jurados, Intérpretezs y otros Profesionales y se contacta rápidamente al equipo de traducción. Al cabo de 3 horas se tiene que haber enviado el Email con las condiciones y el texto a traducir al equipo de traducción.

4.5.7. Nombre del Revisor de la Traducción - Nº palabras entregas parciales (Punto 3)

- Contactar por email o por teléfono con un Traductor de nivel A para que haga la revisión. Normalmente los Revisores son los Traductores profesionales con los que más trabajamos, que suelen tener un nivel A. Si la traducción ha sido realizada por un traductor junior, es especialmente importante que la revise un revisor de nivel A1 ó A2. Si no se encontrase ningún Revisor del nivel adecuado dispuesto a hacer esta revisión, contactar con el Director Técnico para traducciones e Interpretaciones o al Gerente de la Agencia de Traducción, si este no está localizable, resolver el tema con el mejor criterio. Normalmente lo mejor proponer al cliente el plazo suficiente como para que la traducció sea revisada por el tipo de revisor adecuado y al mismo tiempo comentarle que si la necesita antes se podría tramitar como traducción urgente (sin recargo), entregando una versión urgente sin los debidos controles y posteriormente, si el cliente lo desea, una versión definitiva que haya pasado los debidos controles.

- Al hablar con el Revisor si la traducción ha sido realizada por un traductor senior se le indica el límite de tiempo y que se centre principalmente en revisar terminología y estilo. Se le comenta asimismo que si tras agotar dicho tiempo considera que hay que seguir revisando para dejar la traducción en condiciones de entregarla al cliente, que lo comente con Coordinación de traducciones e Interpretaciones. Coordinación le dirá que siga con la revisión de la traducción. Si no hubiese tiempo suficiente para dejar la traducción en condiciones de entregarse al cliente, se contactará al cliente para pedirle si nos aumenta el plazo. También se puede indicar al revisor la calificación del traductor a revisar, experiencia en ese campo de la traducción, observaciones sobre traducciones y revisiones anteriores, si lo había revisado anteriormente, etc..

- Si el Revisor de la traducción está interesado, se apunta el nombre del Revisor en el Registro de Proyectos de Traducción e Interpretación.

- Si es una tradución de más de 3.000 palabras, también se le comenta la posibilidad, si el Revisor lo desea, de que se hagan entregas parciales de un mínimo de 1.500 palabras (es decir que el Traductor irá haciendo entregas parciales con el nº de palabras que indique el Revisor cuando el Tradutor las tenga listas).

4.5.8. Nombre Traductor

Entregas parciales: fecha, hora y nº palabras (Punto 4)

Para saber la tarifa del Traductor, consultar la Base de Datos de Traductores, Traductores Jurados, Intérpretes y otros Profesionales. Es aconsejable que, cuando trabajemos con traductores profesionales de forma muy puntual, asegurarnos de su tarifa antes de darles el proyecto de traducción e intentar adecuarla al presupuesto de la traducción.

Se intenta trabajar con traductores profesionales que acepten nuestras tarifas. Si un traductor tiene una tarifa poco rentable, se intenta buscar otro traductor. Para traducciones en que se aplique al cliente una tarifa por debajo de nuestra tarifa oficial, se intenta pedir al traductor que nos haga un descuento, de forma que su tarifa no supere el 60% de la tarifa que nosotros aplicamos a nuestro cliente. Se le dice al traductor que es algo excepcional, sólo para este cliente o esta traducción concreta, ya que el cliente ha pactado una tarifa más baja que las nuestras oficiales y que el traductor es libre de no aceptar el descuento, lo cual comprenderíamos. Si la tarifa es superior al 60% de la tarifa que el cliente pagará a la Empresa de traducciones, será necesaria la autorización del Gerente de la Agencia de Traducción, salvo que no esté localizable, en cuyo caso el Coordinador de traducciones e Interpretaciones procederá con su mejor criterio. No obstante, si no se encuentra otro traductor con el nivel adecuado para garantizar la calidad, se comenta con el Director Técnico para traducciones e Interpretaciones. Si no se le puede localizar, el Coordinador tiene libertad para proceder según su criterio.

- Al contactar con un Traductor, si no está, se deja mensaje de que contacte con el Coordinador si le interesa hacer una traducción.

- Al hablar con el Traductor es importante ser amable. Se le comenta que tenemos una traducción que tal vez le podría interesar y se le indican las características del proyecto, en la medida de lo posible: (i) idioma de origen y destino de la traducción, (ii) nº palabras aproximado, (iii) especialidad de la traducción (legal, jurídica, financiera, económica, empresarial, de marketing, de publicidad, técnica, de maquinaria, de ingeniería, de telecomunicaciones, de manuales de usuario, química, farmacéutica, médica, de sofware, de hardware, de instrucciones de uso, de folletos, de páginas Web, gastronómica, científica, de arte, de biología, de arquitectura, de psicología, etc.) y preferiblemente un breve descriptivo de la misma (p. ej. contrato de agencia, informe anual), (iv) plazo de entrega y (v) tarifa.

- Si el Traductor pide ver el texto a traducir antes de decidirse, se le envía todo el texto (si se puede enviar por Email) o la primera página y otras 2 al azar (si se ha de enviar por fax). Se le indica que acepte el pedido en un máximo de 10 min. desde que se envíe la muestra.

- Se le pide que confirme la dirección de correo electrónico a la que quiere que se le envíe el Email y, si el texto se envía por fax, su número de fax. Si se envía por fax, se le comenta que se le enviará un fax y un E-mail con el pedido de traducción. También se le indica en cuántos minutos aproximadamente se le habrá enviado el Email y, en su caso, el fax.

- Un vez hecho lo anterior, se apunta el nombre del Traductor en el Registro de traducciones e Interprtaciones, así como la fecha y hora de entrega y la tarifa acordada.

- Si el Traductor está interesado y el Revisor desea que se hagan entregas parciales de la traducción, se le pregunta qué día y hora puede tener lista cada entrega parcial pactada con el Revisor de la traducción.

4.5.9. Enviar E-mail “Pedido traducción” y texto a traducir

- Se cumplimenta el modelo de E-mail “Pedido traducción”:

- Se adjunta en dicho E-mail el texto a traducir, así como el modelo de Nota de Criterios correspondiente (según el idioma del cliente; en el modelo de E-mail ya viene adjunto un modelo de Nota de Criterios en español), la Checklist y los Glosarios (dependiendo del cliente tenemos glosarios específicos para sus traducciones. Podemos saberlo mirando la BD Clientes)

- Se comprueba si el Cliente ha dado indicaciones o ha enviado glosarios o textos a tomar como modelo para la traducción. En dicho caso, se añaden al Email.

- Se envía el E-mail anterior al Traductor. Este E-mail se envía tanto si el texto a traducir se envía por E-mail o por fax.

- Dicho E-mail se guardará posteriormente en la carpeta “2. Traducción”.

- Una vez enviado, el Coordinador de traducciones e Interpretaciones apunta en el Planning de la Traducción la fecha y hora para la que se espera la traducción.

- En caso de prisas, se puede enviar primero al Traductor el texto a traducir enviado por el Cliente y más tarde, cuando se tenga tiempo, el E-mail con el pedido. Al E-mail con el texto a traducir pero sin el pedido se le da el nombre en el campo Asunto “Texto a traducir” y la referencia del pedido de traducción.

- Si el texto a traducir no está en documento informático, sino en papel, la primera opción es escanear el documento a pdf (con el software Acrobat Reader) para enviárselo al traductor. Otra opción es enviarlo por fax, pero la calidad y fiabilidad es más alta si es en documento electrónico. Si se envía por fax debe utilizarse una carátula de fax que se encuentra en Mis documentos > Fax profesional, y que puede ser rellenada como documento Word.

- Si se envía por fax, una vez enviado, se comprueba en el parte de transmisión del fax que haya pasado correctamente, el número páginas pasadas y se coteja el nº de fax al que se ha enviado.

- Sin embargo, si el cliente nos envía el texto a traducir por fax, se intenta que lo envíe al software de fax instalado en el ordenador (Winfax). Asimismo, se intenta que no envíen textos por mensajero o correos, sino al software de fax del ordenador. Una vez recibido el fax en el software Winfax, se guarda (exporta) en la carpeta “1. Recepción”, tal como se explicó anteriormente. Al guardarlo, las páginas quedan escaneadas, por lo que al Traductor en vez de enviar el texto a traducir por fax, se le envían las páginas escaneadas por E-mail. Si la calidad de los documentos no es satisfactoria, se recomienda imprimir el documento y escanearlo a pdf con el softeware Acrobat Reader (ver arriba)

Particularidad: normalmente en el pedido se dice al Traductor que la traducción la envíe al Coordinador de traducciones e Interpretaciones, siendo éste quien la envíe al Revisor de la traducción, pero si interesase que el Traductor envíe también una copia directamente al Revisor se indica (ello es especialmente útil cuando el plazo de entrega para el Traductor es en fin de semana o por la noche).

4.5.10. Enviado al Revisor el pedido de revisión de la traducción y el texto

- Se envía al Revisor el modelo de E-mail “Pedido de revisión de la traducción”, al que se adjunta el texto a partir del cual el Traductor hará la traducción a revisar.

- El E-mail enviado se guarda en la carpeta “2. Revisión de la traducciñón”.

4.5.11. Enviar Email “Inicio colaboración” si se trabaja por primera vez con el traductor

- En caso de que el traductor nunca antes haya trabajado con nosotros (incluyendo cuando se envía una prueba de traducción remunerada), además del pedido de traducción se le envía el modelo de Email “Inicio colaboración” (en el que van adjuntas las Condiciones Económicas para Traductores e Intérpretes, el Manual de Procedimientos para Traductores y Revisores y el Paquete de Herramientas).

4.5.12. Enviar E-mail “Aceptación pedido traducción”

Se rellena el correspondiente modelo de E-mail “Aceptación pedido traducción”. Hay un modelo diferente según previamente se haya enviado o no al cliente una Oferta de traducción.

Intentar enviar dicho E-mail como máximo en un plazo de 20 minutos desde la recepción del pedido de traducción del cliente. Si no puede enviarse porque todavía no se ha cerrado el proceso de selección de traductor y previamente no se ha enviado ninguna oferta, enviar un e-mail al cliente informándole que en breve le enviaremos la “Aceptación de la Traducción”

Dicho E-mail se guardará posteriormente en la carpeta “1. Recepción”.